Certificado digital de representante de empresa: cómo obtenerlo en la FNMT y quién puede pedirlo
El certificado de representante permite a una persona física actuar en nombre de una sociedad ante Hacienda, la Seguridad Social y cualquier sede electrónica. La FNMT emite tres variantes según el tipo de entidad y de cargo, y desde 2016 los certificados de persona jurídica solo se expiden a nombre de un representante.
- Existen tres tipos: administrador único o solidario, persona jurídica y entidad sin personalidad jurídica.
- El de persona jurídica cuesta 14 euros más impuestos y dura 2 años.
- Un administrador único o solidario puede evitar la acreditación presencial si solicita con certificado FNMT o DNIe.
Qué tipo de certificado necesita tu empresa
La FNMT emite tres tipos de certificado de representante para su uso en sus relaciones con las Administraciones, entidades y organismos públicos. El primero, el de administrador único o solidario, se expide a una persona física como representante de una persona jurídica, si el representante de la sociedad es administrador único o solidario inscrito correctamente en el Registro Mercantil, y puede ser obtenido por sociedades anónimas (A) y limitadas (B). El de persona jurídica cubre el resto de casos: sociedades cuyo representante es mancomunado, administrador concursal, liquidador o consejero delegado, o bien apoderado, socio único, presidente o consejero con poderes específicos de representación que incluyan la cláusula especial. El tercero, para comunidades de bienes o de propietarios, es gratuito.
Pasos para solicitarlo y ejemplo práctico
El proceso se divide en cuatro pasos que deben realizarse en orden: primero la configuración previa, instalando el software indicado por la FNMT. Después se realiza la solicitud por internet: al finalizar recibirás en tu correo un Código de Solicitud que te será requerido al acreditar tu identidad y al descargar el certificado. Ese código tiene una validez de 100 días. El tercer paso es la acreditación, que puede ser online o presencial: la acreditación online se recomienda solo para entidades con NIF A, B, C y D; en caso contrario deberás personarte con el Código de Solicitud en las Oficinas de Acreditación de la Agencia Tributaria, de la CNMV o de la Comunidad Foral de Navarra. Por último, aproximadamente una hora después de acreditar la identidad podrás descargar e instalar el certificado, realizar el pago y hacer una copia de seguridad.
Ejemplo: María es administradora única de una S.L. y ya tiene certificado de persona física. La acreditación presencial para administrador único y solidario no es necesaria si se ha hecho la solicitud con un certificado de FNMT o DNIe, así que completa el trámite sin pedir cita. Si en cambio la sociedad tuviera dos administradores mancomunados, necesitaría certificado de persona jurídica y aportar documentación registral: el certificado del Registro deberá haber sido expedido durante los quince días hábiles anteriores a la solicitud.
Límites, coste y caducidad
El certificado de persona jurídica cuesta 14 euros, impuestos no incluidos, se emite con validez de 2 años y solo admite pago con tarjeta. El de administrador único o solidario tiene un precio distinto, que conviene comprobar en la sede de la FNMT antes de pagar. Un límite importante: tienen una validez de dos años y no podrán ser renovados una vez caducados, por lo que hay que anotar la fecha y repetir el proceso a tiempo. Además, entre la solicitud y la descarga el ordenador debe mantenerse en las mismas condiciones, evitando actualizar sistema operativo y navegador. Si el trámite se complica, en Online Managers gestionamos certificados de empresa y, con nuestra gestoría online, los usamos para presentar tus impuestos y notificaciones.
Preguntas frecuentes
¿Puede un gestor externo obtener el certificado de mi empresa?
El certificado se expide a nombre del representante legal o de un apoderado con poderes específicos; un gestor sin poder inscrito no puede ser titular, aunque sí puede acompañarte en la solicitud y luego actuar mediante apoderamiento electrónico.
¿Necesito cita previa para acreditarme?
En las oficinas de la AEAT se requiere cita previa. Solicítala con margen, ya que el Código de Solicitud caduca a los 100 días.
¿Qué ocurre cuando el certificado caduca?
No se renueva: hay que iniciar una solicitud nueva completa, con acreditación incluida si tu caso lo exige.
¿Puedo instalarlo en varios ordenadores?
Sí, exportando la copia de seguridad con contraseña. La FNMT también ofrece un kit lector y tarjeta criptográfica para mayor seguridad de uso y custodia.